L’embauche d’un salarié,
une démarche encadrée
Avant d’accueillir un nouveau collaborateur, il est important de connaitre la liste précise de vos démarches obligatoires. Ainsi que le démarches conseillées !
Vos obligations
• Le registre unique du personnel (applicable à tous les salariés, stagiaires, intérimaires...). Ce registre peut être au format papier ou au format numérique. Généralement votre SIRH ou logiciel de paie vous permet de tenir à jour ce registre
• Le régime de prévoyance et de santé Il est nécessaire d'y affilier votre salarié et lui présenter les documents d’information transmis par l’organisme ainsi que la DUE (Décision Unilatérale de l’Employeur qui précise les conditions de mise en œuvre)
• La visite d’information et de prévention (ex-visite médicale) Elle est à prévoir dans les 3 mois suivant la date d'embauche. Une dispense est possible dans le cas où le salarié a déjà bénéficié dans les 5 dernières années d’une visite médicale avec remise d’une fiche d’aptitude sur un poste identique. Pour certaines catégories de personnel ayant une surveillance médicale spéciale, cette visite doit être faite avant l’embauche.
• Informer sur les dispositifs existants
Indiquer et transmettre au salarié les dispositifs existants en matière d’épargne salariale, de titres restaurant, d’accord sur le temps de travail, le règlement intérieur s’il existe, l’affichage obligatoire, et tous les documents RH à porter à sa connaissance ;
Demander au salarié son justificatif de transport pour procéder au remboursement obligatoire de 50%.
Spécificités liées à l’embauche d'un alternant
La rémunération des alternants comporte de nombreuses particularités. Il existe un barème légal de rémunération qui tient compte du niveau de diplôme et de l’âge de l'alternant. Il peut également exister un barème régit par votre convention collective.
Outre le risque social encouru si la rémunération n'est pas correctement calculée, l'attribution d'aide de l'état peut être remise en cause en cas d'erreur.
En cas de doute, il convient de se rapprocher du centre de formation ou de votre conseiller Paie&RH.
Le Cerfa valant contrat de travail de l’apprenti doit également être déposé par vos soins sur le site de l’OPCO dans les 5 jours suivant sa conclusion pour être éligible aux aides !
Spécificités liées à l’embauche d’un salarié mineur
• Age minimum légal : A partir de 16 ans (14 ans pour une partie des vacances scolaires et 15 ans pour l’alternance)
• Interdiction d’utiliser des machines dangereuses ou d’exposer le mineur à certaines activités présentant un risque pour la sécurité (alcool, produits toxiques, travail sur harnais…)
• Avoir une autorisation parentale si le jeune n’est pas émancipé. Entre 14 et 16 ans, il faut une
autorisation préalable de l’inspecteur du travail
Le dossier du salarié : une étape à ne pas négliger
Pour chaque salarié, nous vous conseillons de préparer un dossier comportant l’ensemble des éléments suivants (à présenter notamment en cas de contrôle de l’inspection du travail) :
• La pièce d'identité du salarié (autorisation de travail pour les salariés étrangers hors UE) ;
• L’accusé de réception de la D.P.A.E (déclaration d’embauche) ;
• Le contrat de travail initial et de ses éventuels avenants ;
• La (Les) fiche(s) d’aptitude médicale (visite d’information et de prévention initiale, visites périodiques, de reprise, de pré reprise…) ;
• Les arrêts de travails et les déclarations de salaire CPAM.
• La copie des attestations de formations effectuées ;
• La copie de la carte grise du véhicule personnel utilisé à des fins professionnelles ;
• La copie des courriers et de leurs accusés de réception éventuels (courrier du salarié, avertissements, rupture d’essai, renouvellement essai, convocation à entretien, notification …) ;
• Les relevés d’heures hebdomadaires ou de jours travaillés pour les salariés bénéficiant d’une convention de forfait car ils sont obligatoires ;
• La copie des documents de fin de contrat en cas de sortie du salarié (reçu pour solde de tout compte, formulaire homologation de rupture conventionnelle, certificat de travail, attestation Pôle Emploi…) ;
• L’exemplaire du compte rendu de l’entretien professionnel (obligatoire tous les deux ans) ;
• Pour les salariés en forfait en jours, les comptes rendus des entretiens annuels d’évaluation de la charge de travail;
• Les documents d’affiliation à la prévoyance, mutuelle, retraite supplémentaire…
Conseils sur la période d’essai !
La période d’essai permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié dans son travail, notamment au regard de son expérience, et au salarié d’apprécier si les fonctions occupées lui conviennent.
Si au cours de la période d’essai, votre nouveau salarié ne vous donne pas entière satisfaction, nous vous conseillons de renouveler cette période par écrit d’un commun accord avec votre salarié si votre convention collective le permet (et également si celle-ci est bien prévue dans le contrat de travail).
En cas de rupture, il conviendra de respecter le délai de prévenance légal (ou conventionnel) prévu.
